Ohjeita Posti SmartShipin käyttöön

Posti SmartShip on yrityksille tarkoitettu maksuton selainkäyttöinen palvelu, jonka avulla tulostat lähes kaikkien Postin kotimaisten ja kansainvälisten kuljetusten ja kirjeiden kuljetusasiakirjat. Vaatimuksena on vain tietokone, internet-yhteys ja lasertulostin. Tieto lähetyksistä yrityksesi ja Postin välillä kulkee netin kautta EDI-sanoma. Saat lähetyksien statustiedot suoraan Posti SmartShipiin ja Dashboardiin.

Yksityiskohtaisemmat ohjeet löydät kirjautumalla SmartShipiin.

Tulostusvaihtoehdot ja asentaminen

Voit tulostaa kuljetusasiakirjat joko suoratulostuksena tai PDF-tulostuksena. Tulosta PDF sopii parhaiten pienille postittajille, sillä kuljetusasiakirjat tulostuvat yksi kerrallaan. Tulosta tarkoittaa suoratulostusta eli Unifaun Online Printeriä, ja on tarkoitettu isommille lähettäjille. Osoitekorttien ja liiteasiakirjojen tulostus määritetään tapahtuvaksi tietylle tulostimelle ja kanavia voi olla monta, esim. erilliset kanavat A4-tulostukselle ja tarroille. Tulostus on nopeaa, sillä esikatselua ei ole.

Tulostukseen tarvittavia osoitekortteja voit tilata Unifaunin verkkokaupasta tai Postin materiaalitilauksena (linkki). Prinetissä käytetyt osoitekortit sopivat myös SmartShipiin.

Tulostuksen asentaminen:

Kirjaudu SmartShipiin. Valitse Asetukset-välilehti.

Valitse PDF-asetukset. Varmista, että koneeltasi löytyy ajantasainen PDF-lukija. Paina Muokkaa. Pääset muokkaamaan tulostuskohteita. Valitse välilehti Klikkaa antaaksesi arvon. Rahtitilauksen kollilaput tulostuvat A5-kokoisena kun taas rahtikirjat tarvitsevat A4-koon. Säädä poikittain ja pitkittäin -kohdista tekstin sijaintia osoitekortilla.

Valitse Tulostusasetukset. Tähän suoratulostukseen tarvittavan Unifaun Online Printerin voit ladata Ohjeet-välilehden ohjesivulta. Määrittele tulostusasetuksesi eli osoitekortin tyyppi sekä oletustulostin. Koneellasi tulee olla ajantasainen versio Javasta. Javan latauslinkin löydät myös Ohjeet-välilehdeltä.

Postipaketin lähettäminen pakettiautomaattiin

Kirjaudu SmartShipiin. Valitse Lähetysasiakirjat.

Valitse Vastaanottaja alasvetovalikosta tai lisää Uusi vastaanottaja. Syötä vastaanottajan yhteystietoihin vastaanottajan sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Siirry kohtaan Palvelu valitaksesi kuljetuspalvelun. Posti SmartShip pakettien ja rahdin tuotevertailutaulukko (linkki).

Valitse alasvetovalikosta Posti-Postipaketti ja paina Seuraava. Valitse Vaihda noutopistettä. Valitse Osapuoli- alasvetovalikosta haluamasi pakettiautomaatti. Paina OK.

Valitse Varaa nouto, mikäli haluat, että Posti noutaa lähetykset. Huom. jos käytössäsi on jo Postin noutopalvelu, älä tee tässä uutta noutotilausta, vaan anna lähetykset kuljettajalle muun postin mukana.

Valitse tarvittaessa lähetykselle Lisäpalvelut.

Siirry kohtaan Kollit. Oletusarvona on valmiiksi Kollimäärä 1 ja Kollitiedot Kollikohtainen paino. Se tarkoittaa yhtä pakettia. Näitä ei tarvitse muuttaa. Hinnoittelu tapahtuu tuotannossamme havaitun tilavuuden ja painon perusteella.

Lähetys on valmis ja voit painaa Tulosta. Liimaa tai teippaa osoitekortti paketin päälle. Paketin mukaan ei tarvitse liittää erillistä tilauslomaketta.

Rahdin lähettäminen

Kirjaudu SmartShipiin. Valitse Lähetysasiakirjat.

Valitse Lähettäjä alasvetovalikosta tai lisää Uusi lähettäjä. Täytä tällöin lähettäjäksi omat tietosi. Tallenna osoitekirjaan mikäli haluat käyttää samaa lähettäjätietoa uudestaan.

Valitse Vastaanottaja alasvetovalikosta tai lisää Uusi vastaanottaja. Syötä vastaanottajan yhteystietoihin vastaanottajan sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Siirry kohtaan Palvelu valitaksesi kuljetuspalvelun. Posti SmartShip pakettien ja rahdin tuotevertailutaulukko (linkki).

Valitse alasvetovalikosta Posti-Rahti ja paina Seuraava. Muokkaa nouto-osoitetta mikäli nouto-osoite on eri kuin lähettäjän osoite. Määrittele muu rahdinmaksaja, jos rahdin maksaa joku muu kuin lähettäjä. Lisäksi kohdassa Lisäpalvelut valitse Maksaja muu kuin lähettäjä ja lisää rahdin maksajan asiakasnumero.

Rahtitilaukseen sisältyy nouto ja voit halutessasi toivoa noutoaikaa kohdassa Nouto. Noutoaikatoive tulee olla vähintään kahden tunnin pituinen esim. klo 12-14. Arkisin puoleen päivään mennessä tehdyt tilaukset noudamme pääsääntöisesti samana päivänä. Voit myös lisätä tilaukselle kuljetusohjeita.

Valitse tarvittaessa lähetykselle Lisäpalvelut.

Kohdassa Yleiset lisäedut voit ilmoittaa vastaanottajan sähköpostiosoitteen, jonne lähetämme ennakkoilmoituksen siitä, että rahtitilaus on lähetetty.

Siirry kohtaan Kollit. Ilmoita kollien tiedot. Mikäli samanlaisia kolleja on useampia, voit ilmoittaa kollimäärän ja kollikohtaisen painon. Jos kollien koko vaihtelee, voit lisätä kolleja omille riveilleen Lisää-painikkeesta.

Lähetys on valmis ja voit siirtyä tulostamaan. Tulosta joko suoratulostuksena tai Tulosta PDF. Tulosta ensin PDF kollilaput ja siirry tämän jälkeen seuraavaan näkymään, josta löydät rahtikirjat. Kun olet tulostanut rahtikirjat, voit poistua sivulta. Jos ehdit tulostaa kuljetusasiakirjat ja huomaat tulostuksen olevan virheellinen, ole yhteydessä asiakaspalveluumme.

Noutotilauksen tekeminen

Voit tehdä noutotilauksen usealle lähetykselle kerralla. Noutoja voi tilata kotimaan lähetyksille.

Kirjaudu SmartShipiin. Valitse Lähetysasiakirjat. Valitse vasemmalta Lähetysasiakas-navigaatiosta Noutotilaus.

Noutotilaus tehdään valitsemalla tehdyistä lähetyksistä ne, joille tilataan nouto. Tilauksia voi hakea erilaisten kriteerien mukaan. Oletuksena avautuu haku päivämäärän ja tilan mukaan. Klikkaamalla pikavalintapainikeita (esim. tänään, eilen, viikko), saat nopeasti suodatettua lähetyksiä.

Valitse listalta ne lähetykset, joille haluat tilata noudon. Paina Tilaa. Lisää kohdassa Nouto noutoon liittyvät ajankohtatoiveet. Paina Tilaa. Saat kuittauksen noutotilauksen onnistumisesta.

Lähettäjien ja vastaanottajien tallentaminen

Voit tallentaa yhteystietoja SmartShipiin halutessasi lähetyskohtaisesti, mutta jos toimitat lähetyksiä säännöllisesti tietyille vastaanottajille, lähetyksen teko nopeutuu ja helpottuu kun tiedot löytyvät jo järjestelmästä valmiiksi. Voit joko ladata osoiterekisterin tai tallentaa lähettäjä- ja vastaanottajatietoja manuaalisesti.

Vastaanottajien ja lähettäjien enimmäismäärä on 10 000. Laajennetun osoiterekisterin saat maksullisena käyttöösi tarvittaessa Unifaunin verkkokaupasta.

Näin lisäät yhteystietoja manuaalisesti: Kirjaudu SmartShipiin. Valitse Ylläpito, Lähettäjä, Uusi lähettäjä tai Ylläpito, Vastaanottaja, Uusi vastaanottaja. Pääset näkymään Uusi Lähettäjä/ Vastaanottaja. Voit valita tallennetaanko yhteystieto lähettäjänä, vastaanottajana tai molempina. Tallenna osoite sekä yhteystiedot. Halutessasi voit tallentaa tilitiedot postiennakkolähetyksiä varten kohdassa Pankkitili.

Kohdassa Posti Oy, kotimaan rahti/ Posti Oy, Paketit ja kuljetusyksiköt voit tallentaa logistiikan tai rahdin sopimustunnuksen lähettäjän tietoihin. Kyseistä lähettäjää käytettäessä laskutetaan ko. sopimusnumeroa.

Paina Valmis.

Löydät tallennetut tiedot kohdasta Ylläpito. Paina Etsi. Saat esille tallennetut tiedot. Voit etsiä yhteystietoja eri hakuarvoilla.

Tallennetut osoitteet löydät lähetyksen teon yhteydessä Lähettäjä- ja Vastaanottaja- alasvetovalikoista.

Näin lisäät osoiterekisterin: Kirjaudu SmartShipiin ja katso tarkemmat ohjeet SmartShipin Ohjeet-sivulta. Perehdythän ohjesivun esimerkkitiedostoon. Kenttien sisältö on tärkeä tuntea, jotta tiedot siirtyvät oikein. Lataa ohjesivulta Esimerkki - tuo osoiteluettelo. Valitse mallipohjan sisältö (ctrl+A) ja kopioi tiedot (ctrl+C). Liitä tiedot Exceliin (ctrl+V). Poista mallipohjan osoitteet, mutta jätä otsikot sarakkeisiin. Täytä sarakkeet omilla osoitteillasi.

Tallenna tiedosto takaisin oikeaan muotoon Excelissä: File > Export > Change File Type > Text (Tab Delimited) (*.txt). Tallenna tiedosto koneellesi. Mene SmartShipissä kohtaan Ylläpito. Valitse Tuo. Kohdassa Tuonti valinta voit valita tallennetaanko rekisteri lähettäjänä, vastaanottajana tai molempina. Valitse oikea tuontimuoto ja merkkikoodaus ja hae tiedosto koneeltasi.

Luo valmiita työpohjia tulostussuosikeilla

Nopeuta kuljetustilausten tekemistä luomalla valmiita pohjia. Tulostussuosikit ovat työpohjia, joihin voit valita valmiiksi lähettäjän, palvelut, lisäpalvelut, sisällön jne. Voit luoda erilaisia tulostussuosikkeja eri tarkoituksiin. Useimmin käytettyjä lisäpalveluja on esim. henkilökohtaisesti luovutettava, Aamuksi 09, Postiennakko ja vaihtoehtoinen noutopiste.

Kirjaudu SmartShipiin. Valitse ylävalikosta Ylläpito ja sen jälkeen vasemmasta valikosta Tulostussuosikit ja Uusi tulostussuosikki. Voit luoda useamman Tulostussuosikin, mutta muista nimetä ne selkeästi, jotta niitä on helppo käyttää. Esim. Postipaketti, Perille toimitettava paketti, Paketti myymälästä huoltoon. Valitse Normaali etiketti kun haluat lähettää paketin ilman palautusosoitekorttia.

Käytä ja tulosta Tulostussuosikkeja valitsemalla ylävalikosta Lähetysasiakirjat ja vasemmasta valikosta Tulostussuosikit ja sen jälkeen haluamasi Tulostussuosikki.